校直各有关部门、二级学院（系）:

一年一度的毕业生档案整理、转递及归档工作即将开始。为规范做好2025年我校毕业生个人档案的整理、转递及归档工作，根据国家有关学生档案的管理规定，以及《自治区教育厅自治区人力资源社会保障厅自治区公安厅自治区国资委关于进一步优化广西高校毕业生就业手续的通知》（桂教学生[2021]1号文）精神，结合我校实际，现将做好我校2025届本专科毕业生档案的整理、归档和转递工作的具体要求通知如下：

一、各部门分工及时间要求

（一）招生与就业指导服务中心：负责提供高等学校毕业生登记表、毕业生情况简介表、档案机要信封袋、档案专用邮件袋、档案邮寄单及封条，要求6月15日前完成。

（二）学生工作处：负责提供奖惩材料等，要求6月25日前完成。

（三）教务处：负责提供学籍表、成绩单和普通本科学士学位申请表等，要求6月25日前完成。

（四）校团委：负责提供第二课堂成绩单并下发到各二级学院（系）学工办，要求6月15日前完成。

（五）各二级学院（系）：负责提供操行评定表、高考录取档案、入党积极分子材料、党员材料、团员材料（入团志愿书、入团申请书等）、高等学校毕业生登记表（一式两份：一份装入学生档案袋，一份存学校档案室）、毕业生情况简介表（一式一份：装入学生档案袋）、实习鉴定表（一式一份：装入学生档案袋）。填写《桂林医科大学2025届本专科毕业生档案材料登记表》（一式两份）。填写及转递“高等学校毕业生档案转递告知书、转递单及回执”（具体说明详见附件2）。以上工作要求6月25日前完成。

全科医学毕业生需要提供订单定向医学生免费教育协议书和农村订单定向医学生免费培养定向就业协议书。

申请党组织关系留校毕业生的党员档案由所在基层党组织保管，不随毕业生学生档案寄出。

二、档案整理、转递及归档要求

（一）严守纪律。负责学生档案整理、归档的人员必须严格执行国家有关档案管理的规定，按照《桂林医科大学2025届本专科毕业生档案材料登记表》的内容进行归档整理，在毕业生档案整理、归档过程中，未经有关主管部门同意，不得擅自抽取毕业生档案材料或添加无关的材料。

（二）严防错漏。档案一人一份，必须严格对照学院、专业、姓名、学号装袋，一个学院（系）同名同姓的毕业生归档材料时要特别注明，以免发生误装、误发。

（三）档案转递。各二级学院（系）落实档案打包主体责任，各毕业班按照档案寄送要求对毕业生档案进行打包，具体步骤如下：

1．各二级学院（系）安排毕业生档案管理负责人及工作人员将毕业生档案进行整理、打包；

2.  将整理好的档案袋放入机要信封袋（图1）中，信封袋写上学生姓名、学号，用封条密封；

3．如图2在信封袋封口处盖上骑缝章（学生工作处公章）；

4．核对档案信封袋与档案邮寄袋信息是否一致后将档案信封放入高校毕业生档案专用邮件袋（已贴好邮寄单）中封好，并在档案密封条上加盖学生工作处公章；

5．招生与就业指导服务中心组织毕业生按照毕业去向和档案转递要求填报档案转往单位或人事档案管理服务机构的信息，核对无误后安排邮政特快专递定点上门收取。

6.档案转递的时间要求。为不影响毕业生的就业和报到，毕业生档案的转递工作在2025年6月30日前完成。

（四）档案归档。

1.《高等学校毕业生登记表》。各二级学院（系）将《高等学校毕业生登记表》按学号排序好（附上以班级为单位的已交材料名单一览表），交学生工作处。再由学生工作处统一归档至学校综合档案室（延毕学生的毕业生登记表无须上交归档，暂由二级学院保管）。

2.《桂林医科大学2025届本专科毕业生档案材料登记表》交学生工作处。（该表一式二份，二级学院（系）留存一份。）

3.考取本校研究生的学生档案于2025年6月30前移交招生与就业指导服务中心,统一移交到研究生学院。

4.延期毕业和专升本学生的档案于2025年10月7日-10月13日期间移交学生工作处（大学生活动中心406室）。

三、其他相关要求

（一）各部门要高度重视毕业生档案管理工作。毕业生档案是高校学生在校学习期间真实记载的凭证，它关系到学生毕业后的计算工龄、转正定级、考研、职称评定、考公务员过政审关、出国审查过政审关、工作调动、入团、入党等一系列重大问题，如果发生毕业生档案的漏装、误装、投递错误或档案丢失等问题，将严重损害毕业生权益，同时给学校造成不良影响。各相关部门、各二级学院（系）、各相关辅导员认真对待，严格按照时间节点提供规定材料，做好我校2025届本专科毕业生档案管理工作，确保档案归档、转递零差错。

（二）招生与就业指导服务中心、教务处、校团委、各相关二级学院（系）指定专人负责毕业生档案相关事宜，并于2025年6月9日前报学生工作处备案，联系人：李杰，联系电话：18177300191。

（三）各毕业班要安排责任心强、工作细致认真负责的学生骨干协助做好毕业生档案装袋整理、归档工作。各二级学院（系）、班级辅导员要加强指导检查。

                                                                                                  学生工作处

                                                                                         招生与就业指导服务中心

                                                                                                     教务处

                                                                                                     校团委

                                                                                                2025年6月3日